1. Giriş
1.1. Giriş
Kişisel verilerin korunması, Şirketimiz (Union Ajans Reklam ve Tanıtım
Hizmetleri (Yunus Kılıç) “bundan sonra “Union Ajans” olarak anılacaktır.) büyük
hassasiyet arz etmekte olup Şirketlerimizin öncelikleri arasındadır. Bu konunun
en önemli ayağını ise işbu Politika ile yönetilen; Çalışan Adaylarımızın,
Şirket Hissedarlarının, Şirket Yetkilileri’nin, Ziyaretçilerimizin,
İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanlarının, Hissedarlarının ve
Yetkilileri ‘nin ve Üçüncü Kişilerin kişisel verilerinin korunması
oluşturmaktadır. Çalışanlarımızın kişisel verilerinin korunmasına ilişkin
yürütülen faaliyetler ise, bu Politikadaki esaslarla paralel olarak sürdürülür.
Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’na göre, herkes, kendisiyle ilgili kişisel
verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bir Anayasal hak olan kişisel
verilerin korunması konusunda, Şirketlerimiz, işbu Politika ile yönetilen;
Çalışan Adaylarımızın, Şirket Hissedarlarının, Şirket Yetkilileri’nin,
Ziyaretçilerimizin, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanlarının,
Hissedarlarının ve Yetkilileri ‘nin ve Üçüncü Kişilerin kişisel verilerinin
korunmasına gerekli özeni göstermekte ve bunu bir şirket politikası haline getirmektedir.
Bu kapsamda, ilgili mevzuat gereğince işlenen kişisel verilerin korunması için Şirketlerimiz tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır. Bu Politikada kişisel verilerin islenmesinde şirketilerimizin benimsediği ve aşağıda sıralanan temel ilkelere ilişkine detaylı açıklamalarda bulunulacaktır
Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme,
Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma,
Kişisel verileri belirli, acık ve meşru amaçlar için işleme,
Kişisel verileri islendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme.
Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç̧ için
gerekli olan süre kadar muhafaza etme,
Kişisel veri sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme,
Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli sistemi kurma,
Kişisel verilerin muhafazasında gerekli tedbirleri alma
Kişisel verilerin işleme amacının gereklilikleri doğrultusunda Üçüncü
kişilere aktarılmasında, İlgili mevzuata ve KVK Kurulu düzenlemelerine uygun
davranma,
Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına gerekli hassasiyeti gösterme.
1.2. Politikanın Amacı
Bu politikanın temel amacı, Şirketlerimiz tarafından hukuka uygun bir
biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin
korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu
kapsamda Çalışan Adaylarımızın, Şirket Hissedarlarının, Şirket Yetkilileri’nin,
Ziyaretçilerimizin, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanlarının,
Hissedarlarının ve Yetkilileri ‘nin ve Üçüncü Kişilerin başta olmak üzere
kişisel verileri Şirketlerimiz tarafından işlenen kişileri bilgilendirilerek
şeffaflığı sağlamaktır.
1.3. Kapsam
Bu Politika; Çalışan Adaylarımızın, Şirket Hissedarlarının, Şirket
Yetkilileri’nin, Ziyaretçilerimizin, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların
Çalışanlarının, Hissedarlarının ve Yetkilileri ‘nin ve Üçüncü Kişilerin
otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla
otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
Yukarıda belirtilen kategorilerde yer alan kişisel veri sahipleri
gruplarına ilişkin işbu Politikanın uygulama kapsamı Politikanın tamamı
olabileceği gibi (Örn. Ziyaretçimiz de olan Çalışan Adaylarımız gibi); yalnızca
bir kısım hükümleri de (Örn. yalnızca Ziyaretçilerimiz gibi) olabilecektir.
1.4. Politikanın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan
ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte
bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda,
Şirketlerimiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul
etmektedir.
Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralların Şirketlerimiz
uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak düzenlenmesinden oluşturulmuştur.
Şirketlerimiz, KVK Kanunu’nda öngörülen yürürlük sürelerine uygun hareket etmek
üzere gerekli sistem ve hazırlıklarını yürütmektedir.
1.5. Politikanın Yürürlülüğü
Şirketlerimiz tarafından düzenlenerek 1 Ocak 2018 tarihinde yürürlüğe giren
Politikamız, internet sitemizde yayınlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi
üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.
2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA
İLİŞKİN HUSUSLAR
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İslenmesini Sağlamak için Alınan Teknik ve
İdari Tedbirler
Kişisel verilerin hukuka uygun islenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
Kişisel Verilerin Hukuka Uygun işlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik Tedbirler:
Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
Şirketlerimiz bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri
kurulan teknik sistemlerle uluslararası kabul görmüş standartlar çerçevesinde
denetlenmektedir.
Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği
ilgilisine raporlanmaktadır.
Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.
Kişisel Verilerin Hukuka Uygun işlenmesini Sağlamak için Alınan İdari
Tedbirler:
Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca
idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
Çalışanlar, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka
uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.
Şirketlerimizin yürütmekte olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş
birimleri özelinde analiz edilerek, bu analiz neticesinde ilgili iş
birimlerinin gerçekleştirmiş̧ olduğu ticari faaliyetler özelinde kişisel veri
işleme faaliyetleri ortaya konulmaktadır.
Şirketlerimiz iş birimlerinin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme
faaliyetleri; bu faaliyetlerin KVK Kanunu’nun aradığı kişisel veri işleme
şartlarına uygunluğun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler her
bir iş birimi ve yürütmekte olduğu detay faaliyet özelinde belirlenmektedir.
İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması
için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulama
kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini
sağlamak için gerekli idari tedbirler şirket içi politikalar ve eğitimler
yoluyla hayata geçirilmektedir.
Şirketlerimiz ile çalışanlar arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve
belgelere, Şirketlerimizin talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında,
kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren
kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanların farkındalığı yaratılmakta ve
denetimler yürütülmektedir.
Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik ve
İdari Tedbirler
Kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını,
erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi
önlemek için korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama
maliyetine göre teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik
Tedbirler:
Şirketlerimiz tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini
engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler
periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak
erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.
Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden
geçirilmektedir.
Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
Virüs koruma sistemleri ve Güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve
donanımlar kurulmaktadır.
Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.
Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki Güvenlik açıklarını saptamak
için düzenli olarak Güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların
kapatılması sağlanmaktadır.
Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan İdari
Tedbirler:
Şirketlerimiz tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak
teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
İş birimi bazında kişisel veri islenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak şirket içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır
Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı
olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu
yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda
bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
Şirketlerimiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı
kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin,
kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve
kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler
eklenmektedir.
Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması
Şirketlerimiz, kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Kişisel Verilerin Güvenlik Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik Tedbirler
Şirketlerimiz tarafından kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
Kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere
uygun sistemler kullanılmaktadır.
Teknik konularda uzman personel istihdam edilmektedir.
Saklanma alanlarına yönelik teknik güvenlik sistemleri kurulmakta, alınan
teknik önlemler periyodik olarak iç̧ denetim mekanizması gereği ilgilisine
raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli
teknolojik çözüm üretilmektedir.
Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır.
Kişisel verilerin bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak
uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak
iletilmektedir.
Kişisel Verilerin Güvenlik Ortamlarda Saklanması için Alınan İdari Tedbirler:
Şirketlerimiz tarafından kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır
Çalışanlar, kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda eğitilmektedirler.
Şirketlerimiz tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik
gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel
verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen
sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin
korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi
kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer
verilmektedir.
Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi
Şirketlerimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde
gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları
Şirketlerimizin iç̧ işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve
alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.
Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler
Şirketlerimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.
KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, KVK Kurulu’nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir.
2.2. Veri Sahibinin Haklarının Gözetilmesi; Bu Hakları Şirketlerimize
İleteceği Kanalların Yaratılması ve Veri Sahiplerinin Taleplerinin
Değerlendirmesi
Şirketlerimiz, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve
kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK
Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari
ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.
Kişisel veri sahipleri aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini
yazılı olarak Şirketlerimize iletmeleri durumunda Şirketlerimiz yetkilileri
talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak
sonuçlandırmaktadır. Ancak, KVK Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde,
Şirketlerimiz tarafından KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret
alınacaktır. Kişisel veri sahipleri;
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü
kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.
Veri sahiplerinin hakları ile ilgili daha ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın
10. Bölümünde yer verilmiştir.
2.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
KVK Kanunu ile birtakım kişisel verilere hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Şirketlerimiz tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Şirketlerimiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve
Şirketlerimiz bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 3. Bölümünde yer verilmiştir.
2.4. İş Birimlerinin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konusunda
Farkındalıklarının Arttırılması ve Denetimi
Şirketlerimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini,
verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını
sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli
eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.
Şirketlerimiz iş birimlerinin mevcut çalışanlarının ve iş birimi bünyesine yeni dahil olmuş çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için gerekli sistemler kurulmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde profesyonel kişiler ile çalışılmaktadır.
Şirketlerimiz iş birimlerinin kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda farkındalığın artırılmasına yönelik yürütülen eğitim sonuçları Şirketlerimizin İnsan Kaynakları birimine raporlanmaktadır. Üst yönetim bu doğrultuda ilgili eğitimlere, seminerlere ve bilgilendirme oturumlarına yapılan katılımları değerlendirmekte ve gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Şirketlerimiz, ilgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak eğitimlerini güncellemekte ve yenilemektedir.
2.5. İş Ortakları ve Tedarikçilerin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konusundaki Farkındalıklarının Arttırılması ve Denetimi
Şirketlerimiz kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemeye, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için İş Ortakları’na ve Tedarikçi’lerine eğitimler ve seminerler düzenlenmesini sağlamaktadır.
Şirketlerimizin İş Ortakları’na ve Tedarikçileri’ne yönelik yürütülen eğitimler periyodik olarak tekrarlanmakta, İş Ortakları’nın ve Tedarikçileri’nin mevcut çalışanlarının ve iş birimi bünyesine yeni dahil olmuş çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığın oluşması için gerekli sistemler kurulmakta konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde profesyonel kişiler ile çalışılmaktadır.
&n