1.      Giriş

1.1. Giriş

Kişisel verilerin korunması, Şirketimiz (Union Ajans Reklam ve Tanıtım Hizmetleri (Yunus Kılıç) “bundan sonra “Union Ajans” olarak anılacaktır.) büyük hassasiyet arz etmekte olup Şirketlerimizin öncelikleri arasındadır. Bu konunun en önemli ayağını ise işbu Politika ile yönetilen; Çalışan Adaylarımızın, Şirket Hissedarlarının, Şirket Yetkilileri’nin, Ziyaretçilerimizin, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanlarının, Hissedarlarının ve Yetkilileri ‘nin ve Üçüncü Kişilerin kişisel verilerinin korunması oluşturmaktadır. Çalışanlarımızın kişisel verilerinin korunmasına ilişkin yürütülen faaliyetler ise, bu Politikadaki esaslarla paralel olarak sürdürülür.

 

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’na göre, herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bir Anayasal hak olan kişisel verilerin korunması konusunda, Şirketlerimiz, işbu Politika ile yönetilen; Çalışan Adaylarımızın, Şirket Hissedarlarının, Şirket Yetkilileri’nin, Ziyaretçilerimizin, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanlarının, Hissedarlarının ve Yetkilileri ‘nin ve Üçüncü Kişilerin kişisel verilerinin korunmasına gerekli özeni göstermekte ve bunu bir şirket politikası haline getirmektedir.


Bu kapsamda, ilgili mevzuat gereğince işlenen kişisel verilerin korunması için Şirketlerimiz tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır. Bu Politikada kişisel verilerin islenmesinde şirketilerimizin benimsediği ve aşağıda sıralanan temel ilkelere ilişkine detaylı açıklamalarda bulunulacaktır


Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme,

 

Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma,

 

Kişisel verileri belirli, acık ve meşru amaçlar için işleme,

 

Kişisel verileri islendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme.

 

Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç̧ için gerekli olan süre kadar muhafaza etme,


Kişisel veri sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme,


Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli sistemi kurma,


Kişisel verilerin muhafazasında gerekli tedbirleri alma

 

Kişisel verilerin işleme amacının gereklilikleri doğrultusunda Üçüncü kişilere aktarılmasında, İlgili mevzuata ve KVK Kurulu düzenlemelerine uygun davranma,

 

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına gerekli hassasiyeti gösterme.

 

1.2. Politikanın Amacı

 

Bu politikanın temel amacı, Şirketlerimiz tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda Çalışan Adaylarımızın, Şirket Hissedarlarının, Şirket Yetkilileri’nin, Ziyaretçilerimizin, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanlarının, Hissedarlarının ve Yetkilileri ‘nin ve Üçüncü Kişilerin başta olmak üzere kişisel verileri Şirketlerimiz tarafından işlenen kişileri bilgilendirilerek şeffaflığı sağlamaktır.


 

1.3. Kapsam

 

Bu Politika; Çalışan Adaylarımızın, Şirket Hissedarlarının, Şirket Yetkilileri’nin, Ziyaretçilerimizin, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanlarının, Hissedarlarının ve Yetkilileri ‘nin ve Üçüncü Kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

 

Yukarıda belirtilen kategorilerde yer alan kişisel veri sahipleri gruplarına ilişkin işbu Politikanın uygulama kapsamı Politikanın tamamı olabileceği gibi (Örn. Ziyaretçimiz de olan Çalışan Adaylarımız gibi); yalnızca bir kısım hükümleri de (Örn. yalnızca Ziyaretçilerimiz gibi) olabilecektir.


 

1.4. Politikanın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması

 

Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Şirketlerimiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.


Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralların Şirketlerimiz uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak düzenlenmesinden oluşturulmuştur. Şirketlerimiz, KVK Kanunu’nda öngörülen yürürlük sürelerine uygun hareket etmek üzere gerekli sistem ve hazırlıklarını yürütmektedir.

 

1.5. Politikanın Yürürlülüğü

 

Şirketlerimiz tarafından düzenlenerek 1 Ocak 2018 tarihinde yürürlüğe giren Politikamız, internet sitemizde yayınlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.


2.      KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

 

2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

 

Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İslenmesini Sağlamak için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

 

Kişisel verilerin hukuka uygun islenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

 

Kişisel Verilerin Hukuka Uygun işlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik Tedbirler:

 

Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

 

Şirketlerimiz bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri kurulan teknik sistemlerle uluslararası kabul görmüş standartlar çerçevesinde denetlenmektedir.

 

Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır.

 

 

Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.

 

 

Kişisel Verilerin Hukuka Uygun işlenmesini Sağlamak için Alınan İdari Tedbirler:

 

Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

 

 

Çalışanlar, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.

 

Şirketlerimizin yürütmekte olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilerek, bu analiz neticesinde ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş̧ olduğu ticari faaliyetler özelinde kişisel veri işleme faaliyetleri ortaya konulmaktadır.

 

Şirketlerimiz iş birimlerinin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin KVK Kanunu’nun aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler her bir iş birimi ve yürütmekte olduğu detay faaliyet özelinde belirlenmektedir.

 

 

İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulama kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler şirket içi politikalar ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.

 

Şirketlerimiz ile çalışanlar arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, Şirketlerimizin talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanların farkındalığı yaratılmakta ve denetimler yürütülmektedir.

 

Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

 

 

Kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

 

Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik Tedbirler:

 

 

Şirketlerimiz tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

 

Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.

 

İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.

 

Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.

 

 Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.

 

Virüs koruma sistemleri ve Güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.


Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.

 

Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki Güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak Güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.

 

Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan İdari Tedbirler:


Şirketlerimiz tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.


İş birimi bazında kişisel veri islenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak şirket içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır


Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.

 

Şirketlerimiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.

 

Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması


Şirketlerimiz, kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Kişisel Verilerin Güvenlik Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik Tedbirler

 

Şirketlerimiz tarafından kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

 

Kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılmaktadır.

 

Teknik konularda uzman personel istihdam edilmektedir.


Saklanma alanlarına yönelik teknik güvenlik sistemleri kurulmakta, alınan teknik önlemler periyodik olarak iç̧ denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.


Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır.

Kişisel verilerin bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak iletilmektedir.


Kişisel Verilerin Güvenlik Ortamlarda Saklanması için Alınan İdari Tedbirler:

 

Şirketlerimiz tarafından kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır

Çalışanlar, kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda eğitilmektedirler.

Şirketlerimiz tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.

 

Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

Şirketlerimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları Şirketlerimizin iç̧ işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

 

Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler

 

Şirketlerimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.

KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, KVK Kurulu’nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir.

2.2. Veri Sahibinin Haklarının Gözetilmesi; Bu Hakları Şirketlerimize İleteceği Kanalların Yaratılması ve Veri Sahiplerinin Taleplerinin Değerlendirmesi

 

Şirketlerimiz, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.


Kişisel veri sahipleri aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak Şirketlerimize iletmeleri durumunda Şirketlerimiz yetkilileri talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, KVK Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde, Şirketlerimiz tarafından KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel veri sahipleri;


Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

 

Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme


Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

 

Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.

Veri sahiplerinin hakları ile ilgili daha ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 10. Bölümünde yer verilmiştir.

 

 

2.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

KVK Kanunu ile birtakım kişisel verilere hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Şirketlerimiz tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Şirketlerimiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve

Şirketlerimiz bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 3. Bölümünde yer verilmiştir.

 

2.4. İş Birimlerinin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konusunda Farkındalıklarının Arttırılması ve Denetimi

 

Şirketlerimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.

 

Şirketlerimiz iş birimlerinin mevcut çalışanlarının ve iş birimi bünyesine yeni dahil olmuş çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için gerekli sistemler kurulmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde profesyonel kişiler ile çalışılmaktadır.

 

Şirketlerimiz iş birimlerinin kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda farkındalığın artırılmasına yönelik yürütülen eğitim sonuçları Şirketlerimizin İnsan Kaynakları birimine raporlanmaktadır. Üst yönetim bu doğrultuda ilgili eğitimlere, seminerlere ve bilgilendirme oturumlarına yapılan katılımları değerlendirmekte ve gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Şirketlerimiz, ilgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak eğitimlerini güncellemekte ve yenilemektedir.

2.5. İş Ortakları ve Tedarikçilerin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konusundaki Farkındalıklarının Arttırılması ve Denetimi

Şirketlerimiz kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemeye, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için İş Ortakları’na ve Tedarikçi’lerine eğitimler ve seminerler düzenlenmesini sağlamaktadır.

 

Şirketlerimizin İş Ortakları’na ve Tedarikçileri’ne yönelik yürütülen eğitimler periyodik olarak tekrarlanmakta, İş Ortakları’nın ve Tedarikçileri’nin mevcut çalışanlarının ve iş birimi bünyesine yeni dahil olmuş çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığın oluşması için gerekli sistemler kurulmakta konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde profesyonel kişiler ile çalışılmaktadır.

&n